Zo creëer je hét perfecte onboarding programma
Een goed onboarding programma is een cruciaal onderdeel bij de introductie van nieuwe medewerkers. Nieuwe medewerkers lezen de ellenlange personeelshandboeken niet. Dus hoe zorg jij voor meer structuur? En hoe maak jij zelf een effectief onboarding programma? We nemen je graag mee.
Bekijk ook: het belang van onboarding voor nieuwe medewerkers.
Wat is onboarding
Onboarding heeft een simpele betekenis: het klaarstomen van nieuwe medewerkers binnen je organisatie. Met een goed onboarding programma voelen deze medewerkers zich snel thuis en betrokken bij je organisatie. Het is een instroomproces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie. Zie het als het opbouwen van een gezonde relatie met een medewerker vanaf het allereerste begin.
Zo zet je een effectief onboarding programma op
We gaan je nu laten zien hoe je een onboarding programma laat slagen. Het onboardingsproces kan worden onderverdeeld in verschillende fasen, namelijk:
- Pre-boarding
- De eerste werkdag
- De eerste werkweek
- De eerste 90 dagen
- Het eerste jaar
Deze verschillende fasen kunnen helpen om de stappen te bepalen voor het opzetten van een onboardingsprogramma voor afzonderlijke collega’s.
Pre-boarding
De pre-boarding fase begint wanneer de kandidaat een functie accepteert. Dit is het begin om een onboardingsproces te automatiseren. Voorzie nieuwe medewerkers van zo veel mogelijk informatie voordat ze aan de slag gaan. Werknemers zouden een welkomstpakket moeten ontvangen met daarin bijvoorbeeld een bedrijfsvideo, instructievideo’s, veiligheidsinstructies, kledingvoorschrift, gedragsregels, voorstelrondes, etc. Maar ook een checklist voor de eerste werkdagen. Denk hierbij aan: waar moeten ze naar toe? Bij wie kunnen ze zich melden? Wie zijn is hun contactpersoon? En waar ze zullen gaan werken.
Pre-boarding laat zien dat je je ervan bewus bent dat ze een grote stap maken en dat ze op begeleiding kunnen rekenen.
De eerste werkdag
4% van de nieuwe starters vertrekt na de eerste werkdag. Dit betekent dat de eerste werkdag misschien wel het belangrijkste onderdeel van de onboarding is. Een positieve indruk maken is dus essentieel. Probeer de eerste twee dagen niet met te veel informatie te komen. In deze fase is het belangrijk dat:
- De nieuwe medewerker goed de mogelijkheid krijgt om zich te introduceren in het team
- De verschillende medewerkers ook vertellen wat zij doen
- Er een rondleiding door het bedrijf met de werkzaamheden word gegeven
- Iedereen op de hoogte is van de nieuwe medewerker in het team
De eerste werkweek
De onboarding duurt langer dan een paar dagen. Nieuwe medewerkers krijgen de eerste week de tijd om hun weg te vinden, zich vertrouwd te maken met hun werkzaamheden en nieuwe collega’s. De eerste week zal de nieuwe medewerker misschien nog wel vragen of zorgen hebben. Daarom is het belangrijk om te luisteren en hen op hun gemak te stellen. Er moet een vertrouwensband worden opgebouwd, maar hoe?
- Plan een gesprek in met de contactpersoon van de medewerker om eventuele zorgen of problemen te bespreken
- Ga met de medewerker om de tafel zitten om te bekijken wat hij of zij de komende maanden nodig heeft
Na de eerste werkweek is de basis gelegd voor de nieuwe medewerker om productief te zijn. Dit is een goed moment om eventuele onbeantwoorde vragen te verduidelijken en de eerste feedback te krijgen. Het is dan ook een voor de hand liggende valkuil dat de nieuwe werknemer voldoet aan de kwalificaties en dat je aan het einde van die week nog één keer informeert naar hoe het gaat. Dat is een goed begin, maar zeker niet alles. Sterker nog, bij een goede onboarding hou je regelmatig contact met elkaar voor een blijvende impact.
De eerste 90 dagen
Tijdens de eerste 90 dagen krijg jij als werkgever een goede indruk van zijn of haar werkprestaties. Het is dan ook essentieel om een beeld te vormen van deze prestaties en hoe hij of zij het in het team doet. Wordt hij wel voldoende uitgedaagd? En voelt hij zich wel gewaardeerd? Dat zijn zaken die je duidelijk moet krijgen. Zo doe je dit:
- Gebruik een checklist om te kijken of hun doelen zijn behaald, zo ja? Beloon ze hiervoor
- Plan een evaluatie in
- Stel nieuwe doelen voor de komende 90 dagen
Het eerste jaar
Het grootste deel van het inwerkproces wordt in de eerste weken/maanden gedaan. Toch is het belangrijk om na een jaar een evaluatie te doen. Dit kan voor alle partijen nuttig zijn, maar het belangrijkste is dat de nieuwe medewerker weet dat hij niet vergeten is, waardoor hij zich meer gewaardeerd voelt.
